Lista de preparación

Recibir por SACES y/o correo institucional la comunicación del MEN con la propuesta de fechas y la designación de los pares académicos. Registrar la notificación en el paquete de trabajo correspondiente en OpenProject y difundirla a Rectoría, Vicerrectoría Académica y Decanatura.

Verificar disponibilidad de directivos, docentes, estudiantes, egresados, empleadores e instalaciones. Analizar la coincidencia con el calendario académico y con otras visitas o eventos institucionales. Definir la fecha viable y obtener el visto bueno de Facultad.

Radicar la aceptación de las fechas en la plataforma SACES dentro del término establecido. Comunicar la fecha definitiva a todas las áreas involucradas y publicar el cronograma de preparación.

Revisar el perfil académico y profesional de cada par designado (formación, experiencia, filiación institucional) y verificar la existencia de causales de impedimento o conflicto de interés frente al programa y a la institución.

Con base en el análisis anterior, decidir la aceptación de los pares o la presentación de recusación debidamente motivada y soportada, dentro del término legal. En caso de recusación, hacer seguimiento a la nueva designación y repetir la actividad 4.

Comunicarse con los pares y Construir la agenda enviada por el MEN con hora a hora para los días de visita: instalación, presentación de condiciones, entrevistas, recorrido, revisión documental y sesión de cierre. Concertarla con los pares y con la facultad

Disponer los formatos de asistencia, el formato de acta, la agenda y la carpeta compartida en Drive con la estructura de evidencias por condición de calidad. Verificar vigencia, codificación y control de versiones de todos los formatos.

Identificar, convocar y confirmar la asistencia de estudiantes, docentes, egresados, empleadores y directivos. Socializar con cada grupo el propósito de la visita, la agenda y las condiciones de calidad, sin inducir respuestas.

Solicitar, instalar y probar los equipos requeridos: computadores, impresora, televisor y su traslado, sistema de audio (Jabra), cámaras y conectividad a internet en cada espacio de la agenda. Realizar prueba técnica previa y definir plan de contingencia.

Solicitar y confirmar almuerzos, refrigerios e hidratación para pares y equipo institucional, considerando restricciones alimentarias y horarios de la agenda.

Coordinar la recogida, el traslado y el retorno de los pares académicos, así como el hospedaje cuando aplique. Designar responsable de acompañamiento y confirmar itinerarios de llegada y salida.

Ejecutar un simulacro de la visita en los espacios reales: recorrido de la agenda, uso de equipos, tiempos de cada presentación y respuesta a preguntas tipo. Identificar desviaciones y asignar acciones de ajuste con responsable y fecha.

Los responsables entregan las presentaciones a la Oficina de Calidad para revisión de forma, coherencia y consistencia de cifras. Calidad emite retroalimentación y consolida la versión final única.

Aplicar la lista de chequeo integral el día anterior a la visita (Anexo 1) y verificar el cierre de todas las actividades de las fases 1 y 2. Escalar a Rectoría cualquier actividad crítica pendiente.

Documentar y publicar la nota de la visita en los medios de comunicación institucionales.

Velar por la instalación de las banderas en la plazoleta Gestionar la instalación de las banderas en la plazoleta

Recibir a los pares, entregar la agenda y el material de apoyo, presentar el equipo de acompañamiento y ubicarlos en la sala dispuesta para la visita.

Instalar oficialmente la visita con la presentación institucional de la UNAC a cargo de Rectoría y del equipo directivo: identidad, misión, PDI y sistema interno de aseguramiento de la calidad.

Desarrollar la agenda aprobada controlando los tiempos de cada sesión. Ante ajustes solicitados por los pares, la Oficina de Calidad coordina la reprogramación y comunica los cambios a los responsables.

Exponer ante los pares cada condición de calidad institucional y de programa con las evidencias que la soportan, conforme a la distribución definida en la agenda.

Conducir a los pares por aulas, laboratorios, biblioteca, escenarios de práctica, bienestar y demás espacios asociados al programa, según la ruta previamente definida y probada.

Desarrollar las sesiones de entrevista con estudiantes, docentes, egresados y empleadores, garantizando puntualidad, quórum y ausencia de directivos cuando el par lo solicite.

Atender los requerimientos de información adicional formulados por los pares durante la visita, controlando qué se solicitó, quién lo entregó y en qué momento.

Consolidar el acta con el desarrollo de la agenda, los participantes, las evidencias entregadas y las observaciones expresadas por los pares en la sesión de cierre.

Revisar el acta con los pares, incorporar los ajustes acordados, imprimir y obtener las firmas de todos los intervinientes. Archivar el original y distribuir copia digital.

Enviar comunicación de agradecimiento a los pares académicos y a todos los participantes internos y externos que intervinieron en la visita.

Entregar el detalle institucional a los pares y realizar la oración de despedida, en coherencia con la identidad y la filosofía institucional de la UNAC.

Devolver equipos y espacios, organizar el archivo definitivo de la visita en la carpeta compartida.

Realizar una sesión de retroalimentación con el equipo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la visita para documentar aciertos, dificultades y oportunidades de mejora del procedimiento.

Al recibir el informe de evaluación, analizar cada juicio y recomendación, clasificarlos por condición de calidad y determinar si procede aclaración, aporte de evidencia adicional o acción de mejora.

Construir el documento de respuesta al informe, con argumentación y evidencias por cada observación. Revisar en Oficina de Calidad y radicar en SACES dentro del término legal.

Convertir las oportunidades de mejora identificadas por los pares y por el equipo interno en acciones con responsable, recurso y fecha, e incorporarlas al plan de mejoramiento del programa con seguimiento periódico en OpenProject.